miércoles, 16 de diciembre de 2009

Capítulo I

C A P Í T U L O I

ENFOQUE DEL SISTEMA


Las empresas cada vez más deben prepararse para afrontar los cambios, y enfrentar los retos que los actuales escenarios comerciales presentan, en donde la gerencia encargada de su operatividad, requiere actuar con una visión objetiva dentro de una cultura organizacional propia y acorde a las características de los actuales escenarios, haciendo uso de los mejores recursos organizacionales, financieros, técnicos, humanos e intangibles. Lo podrá alcanzar si se sirve de las ventajas de las técnicas del análisis formal de decisiones, de la información que pone a su disposición el computador, y por ende, de la interpretación y manejo de un sistema integral heurístico.

De la misma forma, se debe aprender del pasado para lograr algún progreso: A pesar de que se aprende y se progresa a partir del pasado, se corre el riesgo de emplear dogmas que resultan obsoletos para los nuevos tiempos. El punto no es si los conocimientos son transferibles, sino, si son aplicables. Esto quiere decir que ahora, mucho más que en el pasado, la habilidad administrativa esencial no es una buena memoria para recordar principios como es el caso usual en derecho y medicina, sino la capacidad para determinar cuál es en realidad el problema y para hacer aquello que distingue al alto ejecutivo. En otras palabras, entender es mucho más importante que creer en los dogmas.
Ahora bien, un sistema es un conjunto interactuante e interdependiente de elementos que forman un todo unificado. Es por eso que uno de los grandes beneficios y utilidad de los conceptos de sistemas es la mejor comprensión o percepción de conjuntos complejos. Centrar la atención en cadena de efectos, interdependencias e interrelaciones, conduce en general, a mejor comprensión, visualización, y a detectar áreas que eran ignoradas; esto por tanto, puede conducir a mejores decisiones y, en consecuencia, a lograr una buena administración.

El buen administrador que se identifique con el enfoque de sistemas, sabe, que el beneficio básico de los conceptos de sistemas y de sus modelos se relaciona con una mejor comprensión de los problemas empresariales. De ahí, que se comente con insistencia, que quien reconozca el concepto de sistemas, estará en general, más capacitado para entender los problemas de hoy a la luz de los acontecimientos sucedidos ayer y de las alternativas que se seleccionaron. Sin embargo, se sabe, que es una comprensión de las situaciones que puede tener valor en sí misma; pueden no ser muy útil para el administrador, a no ser que esté en condiciones de emplearla para hacer predicciones sobre el futuro.

El trabajo del gerente puede considerarse como la predicción de las consecuencias futuras (toda la cadena de efectos) que producirán las decisiones tomadas en los momentos actuales y en determinadas circunstancias. Desde luego, no puede esperarse que ningún administrador visualice todas las interdependencias y todas las cadenas de efectos, debido a que hay una infinidad de interrelaciones y de efectos en cualquier sistema complejo o situación decisoria. Sin embargo, puede hacerlo dentro del contexto de un modelo de sistemas; puede utilizar a manera de ejemplo, el conocido árbol de decisiones.

Es por eso importante el enfoque de sistemas, puesto que la gerencia puede predecir los sistemas sin por ello ser un pitoniso; puede integrar las diferentes predicciones en el modelo y usarlo para formular evaluaciones y predicciones globales de acciones alternativas. Todo sistema evoluciona de acuerdo con un orden natural de actividades y de pensamiento que va desde la conceptualización hasta la ejecución. Sin embargo, a fin de que el concepto del ciclo de vida del sistema total sea operacionalmente útil para los administradores, debe ser factible evaluar el estatus de un sistema a medida que progresa en sus diferentes etapas.

Reseña Histórica del Enfoque del Sistema

Antes todo es necesario clarificar que el enfoque sistémico es, sobre todo, una combinación de filosofía y de metodología general, engranada a una función de planeación y diseño. El análisis de sistema se basa en la metodología interdisciplinaria que integra técnicas y conocimientos de diversos campos fundamentalmente a la hora de planificar y diseñar sistemas complejos y voluminosos que realizan funciones específicas. Ahora bien, la aparición del enfoque de sistemas tiene su origen en la incapacidad manifiesta de la ciencia para tratar problemas complejos. El método científico, basado en reduccionismo, repetitividad y refutación, fracasa ante fenómenos muy complejos por varios motivos:
a) El número de variables interactuantes es mayor del que el científico puede controlar, por lo que no es posible realizar verdaderos experimentos.

b) La posibilidad de que factores desconocidos influyan en las observaciones es mucho mayor.

c) Como consecuencia, los modelos cuantitativos son muy vulnerables.

El problema de la complejidad es especialmente patente en las ciencias sociales, que deben tratar con un gran número de factores humanos, económicos, tecnológicos y naturales fuertemente interconectados. En este caso, según Rodríguez (2003), expresa la dificultad se multiplica por la imposibilidad de llevar a cabo experimentos y por la propia intervención del hombre como sujeto y como objeto (racional y libre) de la investigación. La mayor parte de los problemas con los que tratan las ciencias sociales son de gestión: organización, planificación, control, resolución de problemas, toma de decisiones, entre otros. Actualmente, estos problemas aparecen por todas partes: en la administración, la industria, la economía, la defensa, la sanidad, entre otros.

Desde otro punto de vista, el enfoque de sistemas se originó fundamentalmente en dos campos. En el de las comunicaciones donde surgieron los primeros Ingenieros de sistemas cuya función principal consistía en aplicar los avances científicos y tecnológicos al diseño de nuevos sistemas de comunicación. En el campo militar durante la segunda guerra mundial y en particular durante la Batalla de la Gran Bretaña surgió la necesidad de optimizar el empleo de equipo militar, radar, escuadrillas de aviones, entre otros.

El enfoque de sistemas, surge con preponderancia después de la segunda guerra mundial, cuando el extraordinario aumento de la complejidad del equipo de defensa culminó en una nueva perspectiva de la administración y del diseño de ingeniería. La metodología desarrollada para la solución de estos problemas ha ido incorporando nuevos desarrollos científicos para resolver los complejos problemas relacionados en el diseño y empleo de sistemas de proyectiles dirigidos en la época de la postguerra.

Entre los acontecimientos que han tenido mayor impacto en el desarrollo de sistemas debe destacarse el descubrimiento de la programación lineal en 1947 y la introducción de la computadora digital. Ambos han sido instrumentales en el avance del enfoque de sistemas al permitir el estudio cuantitativo de sistemas caracterizado por un gran número de variables. El enfoque sistémico, para muchos autores es una representación sin definición, el enfoque sistémico no tiene relación con el acercamiento sistemático que consiste en acercarse al problema y desarrollar una serie de acciones de manera secuencial.

El enfoque sistémico se distingue de la Teoría General de Sistemas desde la perspectiva de constitución de conocimientos, el enfoque no es una epistemología, mas recoge ideas teóricas de la práctica de esta. El enfoque de sistemas va mas allá del enfoque Cibernético que en sí se orienta a la búsqueda de la regulación. El enfoque sistémico caracteriza al desenvolvimiento de ideas de sistemas en sistemas prácticos y se debe considerar como la acción de investigación para concretar el uso de conceptos de sistemas en la conclusión de problemas. La ingeniería de Sistemas, como precepto de idea de transformación, sinónimo de cambio y superación de aspectos tangibles de la realidad considera como un componente fundamental al enfoque de sistemas.


Parámetros de los Sistemas

El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Para Zill y Sánchez (2006), los parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Frecuentemente, los sistemas evaluadores tienen en cuenta los efectos beneficiosos que pueden resultar como consecuencia de introducir determinadas mejoras y se habla de evaluaciones potenciales. Los parámetros de los sistemas son:

a) Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.

b) Salida o producto o resultado (output): Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios.
c) Procesamiento o procesador o transformador (throughput): Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.

d) Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.

e) Ambiente: Es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

En otro sentido, entre el sistema y el contexto donde se desenvuelve el sistema, se pudiese encontrar determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica. Entre las características al tomar en cuenta de predicción se pueden considerar:

a) Rango: En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad. Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.

Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas. Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango. Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección. El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.

b) Retroalimentación: La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas de los sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.

c) Centralización y descentralización: Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso. Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.

d) Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

Después de tener como base el marco conceptual, es necesario precisar el pensamiento sistémico que contempla dialécticamente lo global y lo local en una organización .Se considera la organización como un sistema socio-técnico abierto integrado por varios subsistemas y con esta perspectiva con una visión de integración y estructuración de actividades humanas, tecnológicas y administrativas. En consecuencias, para el desarrollo de los enfoques de sistema en los métodos utilizados, se pueden ubicar, unos, con criterios cualitativos mientras que otros emplean parámetros cuantitativos.
En este orden de ideas, los sistemas cualitativos por lo común, se emplean en estudios de reconocimiento cuyo objetivo es una evaluación general y rápida de zonas amplias. Los métodos cuantitativos se utilizan más frecuentemente en estudios detallados, se necesita más información de los suelos, tanto para construir el sistema evaluador como a la hora de aplicarlo, pero son más objetivos y con ellos los resultados son más fiables. Otros métodos parten de datos cualitativos que son ponderados para obtener un resultado final numérico.

Las Organizaciones como Sistemas

El funcionamiento organizacional debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. Esa relación conlleva los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas sociales, como sistemas abiertos, dependen de otros sistemas sociales; su caracterización como subsistemas, sistemas o supersistemas es relativa a su grado de autonomía en la ejecución de sus funciones y a los intereses particulares del investigador. Desde el punto de vista de la sociedad, la organización es un subsistema de uno o más sistemas mayores y su vinculación o integración con ellos afecta su modo de operación y su nivel de actividad.

De la misma forma, para Rodríguez (2003), las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Se enfatiza sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social. Ahora bien, para Cárdenas (2002), las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos. Existen dos tipos de sistemas dentro de una organización:

a) Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas.

b) Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

Enfoque de Sistema

Una empresa de negocios es un sistema, sus partes están representadas por las funciones de mercadotecnia, operaciones, finanzas, entre otros, pero la empresa como sistema puede lograr mayores logros como un todo que los que podría realizar cada una de sus partes individuales. Ahora bien, para Cárdenas (2002), el enfoque de sistema es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática y su solución.

El enfoque sistémico según Zill y Sánchez (2006), es, sobre todo, una combinación de filosofía y de metodología general, engranada a una función de planificación y diseño. El análisis de sistema se basa en la metodología interdisciplinaria que integra técnicas y conocimientos de diversos campos fundamentalmente a la hora de planificar y diseñar sistemas complejos y voluminosos que realizan funciones específicas.

Esta se caracteriza en: Interdisciplinario, cualitativo y cuantitativo a la vez, organizado, creativo, teórico, empírico y pragmático. El enfoque de sistemas se centra constantemente en sus objetivos totales. Por tal razón es importante definir primeros los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y, quizás, redefinirlos a medida que se avanza en el diseño.

El concepto de sistema arranca del problema de las partes y el todo, ya discutido en la antigüedad por Hesíodo (siglo VIII a. C.) y Platón (siglo IV a. C.). Sin embargo, el estudio de los sistemas como tales no preocupa hasta la Segunda Guerra Mundial, cuando se pone de relieve el interés del trabajo interdisciplinar y la existencia de analogías (isomorfismos) en el funcionamiento de sistemas biológicos y automáticos.
Este estudio tomaría carta de naturaleza cuando, en los años cincuenta, L. Von Bertalanffy propone su Teoría General de Sistemas. De la misma forma, el enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema específico. El proceso de transformación de un insumo (problemática) en un producto (acciones planificadas) requiere de la creación de una metodología organizada en tres grandes subsistemas:

a) Formulación del problema.

b) Identificación y diseño de soluciones.

c) Control de resultados

Ahora bien, el enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas, problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es fundamental comprender su estructura y proceso. El razonamiento común para justificar la necesidad del enfoque de sistemas, consiste en señalar que en la actualidad se enfrentan múltiples problemas en la dirección de sistemas cada vez más complejos. Esta complejidad se debe a que los elementos o partes del sistema son bajos. Asimismo, las direcciones están íntimamente relacionados ya que interactúa en el medio ambiente y con otros sistemas.

Utilidad y Alcance del Enfoque del Sistemas

Podría ser aplicado en el estudio de las organizaciones, instituciones y diversos entes planteando una visión Inter, Multi y Transdisciplinaria que ayudará a analizar y desarrollar a la empresa de manera integral permitiendo identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias. Así mismo, viendo a la organización como un ente integrado, conformada por partes que se interrelacionan entre sí a través de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, se estará en capacidad de poder detectar con la amplitud requerida tanto la problemática, como los procesos de cambio que de manera integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, serían necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en un tiempo determinado.

Teoría del Enfoque del Sistema, Según Gerez y Grijalva

Sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados entre sí en función de un objetivo común, actuando en determinado entorno y con capacidad de autocontrol; ahora bien, el sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción y buscan alguna meta(s) operando para ello sobre los datos o información de energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir salida de información, energía, materia o otros; en este sentido un sistema es un conjunto de elementos unidos con la finalidad de alcanzar un objetivo común, lo que definen un conjunto de interrelaciones entre los miembros y el conjunto de operaciones especificas de cada elemento.

De la misma forma, los sistemas son orientados a obtener un determinado resultado por tanto poseen objetivos, el proceso de transformación se desarrolla alrededor del concepto de subsistemas: elementos, componentes, programas o actividades, los cuales marcan desarrollos parciales compatibles que se orienta a la consecución de objetivos definidos. Los sistemas deben de contar con un objetivo específico, el objetivo del sistema involucra el cumplir una serie de obligaciones de procedimientos que dirigen proceso de transformación hacia la producción de resultados (salidas).

Ahora bien, los sistemas inanimados están desprovistos de un propósito evidente. Éstos adquieren un propósito o función específicos, cuando entran en relación con otros subsistemas en el contexto de un sistema más grande. La identificación del propósito y función del sistema basado en metas y objetivos es de suprema importancia para el diseño de sistemas. En la medida en que se disminuye el grado de abstracción, los enunciados de propósito serán mejor definidos y más operativos.

Por su parte, los órganos de dirección, son órganos especializados de dirección del sistema, se esfuerzan y conducen al sistema hacia el logro de uno o más objetivos o resultados medibles. En organizaciones sociales o sistemas organizados orientados a un objetivo las acciones y decisiones que tienen lugar en el sistema, se atribuyen o asignan a administradores, agentes y autores de decisiones cuya responsabilidad es la guía del sistema hacia el logro de sus objetivos.

En resumen, para Gerez y Grijalva se refieren directamente al enfoque de sistema y lo ven como una técnica nueva que combina en forma efectiva la aplicación de conocimientos de otras disciplinas a la solución de problemas que envuelven relaciones complejas entre diversos componentes. Tiene como función principal el diseño y planeación y difiere del diseño convencional en la mayor generalidad de su metodología. En lo explicado anteriormente, para los autores el enfoque es interdisciplinario, y por tanto, aplicable a cualquier sistema tanto natural como artificial.

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